Qu’est-ce que la méthodologie PRINCE2 ?

Pour exceller en management de projet, vous et votre équipe devez être organisés et performants. Les différentes méthodologies de gestion de projet existantes vous permettent d’organiser votre projet de façon rationalisée et structurée. Elles vous aident à accomplir chaque étape, de la planification à la livraison, dans un souci d’efficacité et de rentabilité. 

Dans cet article, nous allons voir en détail ce qu’est la méthode PRINCE2.

PRINCE2 en quelques mots

PRINCE2 signifie PRojects IN Controlled Environments, et le chiffre “2“ fait référence à la seconde version de la méthode, publiée en 1996. Il s’agit d’une méthode pragmatique, structurée, évolutive et adaptable qui permet d’organiser, de gérer et de contrôler efficacement tous types de projets, quelle que soit sa taille. Cette méthode est aujourd’hui très répandue à l’international.

Historique

La méthode PRINCE2 a été créée au Royaume-Uni, mais ses atouts sont aujourd’hui reconnus dans le monde entier.

En 1975, la société britannique Simpact Systems Ltd crée une méthode de gestion de projet appelée PROMPT (Project Reporting, Organization & Management Planning Technique), qui se base sur des expériences pratiques réussies.

En 1979, le Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), qui deviendra l’Office of Government Commerce (OGC) en 1980, définit la méthode PROMPT comme la norme à utiliser pour tous les projets informatiques du Royaume-Uni.

En 1989, la méthode bénéficie d’une refonte importante et devient PRINCE.

En 1996, PRINCE s’étend et devient plus flexible afin de pouvoir gérer tous types de projets, de toutes envergures. La méthode est rebaptisée PRINCE2. Elle sera actualisée à deux reprises en 2005 et 2009, mais conservera sa dénomination.

Fonctionnement

La méthode PRINCE2 fournit un cadre et des directives permettant d’entreprendre la gestion de projet avec efficacité.

PRINCE2 se base sur :

• 7 principes qui présentent les lignes directrices à suivre ;
• 7 thèmes qui décrivent les aspects de la gestion de projet à aborder en permanence pour mener à bien le projet ;
• 7 processus qui détaillent les activités à accomplir pour réaliser le projet.

Les 7 principes

La méthode PRINCE2 s’appuie sur sept principes fondamentaux dont découle toute son organisation :

1. Justification permanente de la raison d’être du projet ;
2. Capitalisation, c’est-à-dire tirer les enseignements de l’expérience acquise lors de précédents projets ;
3. Définition des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe ;
4. Découpage du projet en étapes ;
5. Gestion par exception, ce qui implique des responsabilités bien définies pour chaque niveau hiérarchique ;
6. Concentration sur le projet, c’est-à-dire sur la définition, la livraison et la qualité attendues ;
7. Adaptabilité de la méthode à l’environnement du projet, mais également à sa taille, sa complexité, son importance et ses risques potentiels.

Les 7 thèmes

Ces thèmes décrivent les aspects du management de projet qui doivent être abordés en permanence tout au long du projet. Ils sont au nombre de sept, comme les principes dont ils s’inspirent.

1. Le cas d’affaire : il permet de répondre à la question « pourquoi faites-vous ce projet ? ». Il s’agit de la justification de l’existence du projet pour l’entreprise. Sa réalisation doit créer de la valeur pour l’entreprise. Si un projet ne dispose pas d’un cas d’affaire valide, il ne doit pas être lancé et si la justification du projet est remise en cause durant sa réalisation, celui-ci doit être arrêté.
2. L’organisation : il s’agit de définir les rôles et les responsabilité des membres de l’équipe. Chacun doit savoir précisément ce qu’il a à faire afin de gérer efficacement le projet.
3. La gestion de la qualité : le projet doit respecter les exigences du client en matière de qualité.
4. La planification : il s’agit de définir les étapes nécessaires à la réalisation du projet.
5. La gestion des risques : ce thème décrit la mise en place d’une procédure efficace de gestion des risques afin d’identifier, d’évaluer et de maîtriser les risques potentiels liés au projet.
6. La gestion des changements : ce thème explique comment gérer les différents changements qui peuvent survenir lors de la réalisation du projet (problèmes de fournisseurs, modifications du client, etc.).
7. Le contrôle de la progression : il explique comment surveiller et contrôler la progression du projet, et vérifie si le projet conserve sa raison d’être.

La méthode PRINCE2 exige la mise en pratique de tous les thèmes, et ce tout au long du projet.

Les 7 processus

Un processus est un ensemble structuré d’activités conçues pour réaliser un objectif spécifique. Les processus décrivent les étapes de la vie du projet, du lancement jusqu’à la clôture. Chaque processus fournit une liste de contrôle des activités que chaque membre de l’équipe doit exécuter afin d’obtenir un résultat précis.

PRINCE2 compte sept processus qui regroupent l’ensemble des activités nécessaires pour organiser, gérer et livrer un projet avec succès :

1. Elaborer le projet : l’objectif de ce processus est d’autoriser ou non le démarrage du projet.
2. Diriger le projet : le but est de permettre au comité de pilotage de suivre et contrôler le projet pendant toute sa durée (le management quotidien du projet est délégué au chef de projet).
3. Initialiser le projet : il s’agit d’un processus clé qui produit la documentation d’initialisation du projet permettant de définir précisément le périmètre et le contexte du projet (stratégies de communication, risques, configuration et qualité, le cas d’affaires détaillé et les différents contrôles du projet).
4. Contrôler une séquence : il s’agit du travail quotidien du chef de projet. L’objectif est de mesurer et contrôler le déroulement et l’exécution de chaque phase.
5. Gérer la livraison du projet : le but de ce processus est de gérer la relation entre les équipes projet et le chef de projet en établissant des exigences formelles pour l’acceptation, l’exécution et la livraison des travaux du projet. Les équipes informent le chef de projet de la progression du projet. Le but est de garantir que le projet livré respecte les exigences en matière de qualité.
6. Gérer une limite de séquence : il s’agit de fournir au comité de pilotage les éléments permettant de valider la réussite et donc la fin de la phase en cours, et ainsi d’autoriser le démarrage de la phase suivante.
7. Clôturer le projet : l’objectif est de clore proprement le projet, de l’évaluer et d’établir le bilan de fin de projet. Ce processus permet également d’archiver les expériences et les observations vécues pour de futurs projets.

PRINCE2 est une méthode structurée qui fournit une approche standard de la gestion de projet en intégrant de bonnes pratiques déjà éprouvées. Cette méthodologie s’adapte à tous types de projet, quels que soient son environnement et son envergure.

Enfin, retenez que les sept principes, les sept thèmes et les sept processus sur lesquels se basent cette méthode doivent être scrupuleusement suivis tout au long du projet pour que celui-ci soit reconnu PRINCE2.

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Témoignage client : la société Equinoxe et PRINCE2

nous avons interrogé Kevin Johnston, Directeur des Programmes chez Equinoxe, pour nous présenter la manière dont il utilise la méthodologie Prince2 avec Planzone.
Bonne lecture !

Pouvez-vous nous présenter Equinoxe et votre rôle au sein de la société ?

Equinoxe est une société d’administration de fonds d’investissement alternatifs à forte valeur ajoutée, dont le siège social est basé aux Bermudes avec des bureaux en Irlande, aux Etats-Unis, à Malte et à Singapour.

En tant que Directeur des Programmes, je suis responsable du niveau de priorisation des Programmes, de la gestion des ressources Projet, de la supervision, du suivi et de la livraison des Projets à échelle mondiale ainsi que de la formation interne.
Je collabore quotidiennement avec des équipes présentes sur 8 zones géographiques et impliquant des personnes aux profils variés basées dans différents pays.

Pourquoi avez-vous choisi la méthodologie Prince2 pour gérer vos projets ?

Chaque projet est différent – de par sa taille, sa complexité, ses livrables, son budget, son tems, ses ressources… Il est donc important d’adopter une approche flexible. C’est l’un des gros avantages de Prince2. Elle permet de mettre en place des processus standardisés et une organisation de projet cohérente tout en s’adaptant à notre environnement de travail et aux différents types de projets sur lesquels nous travaillons.

C’est aussi une méthodologie évolutive et complétement personnalisable. Depuis 1996 environ, elle est vraiment LE standard de référence en matière de gestion de projet. Nous savons donc que Prince2 fonctionne et qu’elle permet à nos équipes de se concentrer sur les résultats spécifiques à chacun de nos projets.

Quels sont les bénéfices apportés par l’utilisation de Prince2 et Planzone ?

Combiner la méthodologie Prince2 avec la facilité d’utilisation de Planzone rend le déploiement d’une nouvelle approche projet nettement plus simple. Une fois que nous avons adapté Planzone à notre approche Prince2, la gouvernance et la livraison de nos projets se sont avérés beaucoup plus homogènes.

Nous savons maintenant que chaque projet a une date de début et une date de clôture bien définie, et tout ce qui se passe entre les deux est facilement visible dans Planzone. Avant de démarrer, nos chefs de projet connaissent la structure du projet, l’endroit où se trouvent les différents documents, la manière dont l’équipe doit s’organiser, et peuvent même bénéficier des retours d’expérience sur les projets similaires réalisés avec Planzone. En résumé, nos projets sont plus propres, plus cohérents, plus simples et plus rapides qu’avant.

Un grand merci à Kevin Johnston pour avoir pris le temps de répondre à ces quelques questions.
Et vous, connaissiez-vous la méthodologie Prince2 ? L’utilisez-vous déjà dans votre entreprise ?